Směrnice k zajištění realizace zákona ze dne 2. 6. 2023 o ochraně oznamovatelů č. 171/2023 Sb.

v podmínkách společnosti UNITHERM, s.r.o. sídlem Vedlejší 88/25, Mšeno nad Nisou, 466 04 Jablonec nad Nisou.

( dále jen Společnost ).   

1/  Úvodní ustanovení, účel a cíl úpravy 

Tato Směrnice se vydává k zajištění realizace a splnění povinností dle zákona o ochraně oznamovatelů č. 171/2023 Sb. ze dne 2. 6. 2023 ( dále jen zákon ) v podmínkách Společnosti. 

Cílem právní úpravy je vytvořit bezpečné prostředí, ve kterém mohou oznamovatelé oznámit protiprávní jednání o kterém se dozvěděli v rámci výkonu své práce pro Společnost a umožnit tak zjednání nápravy.  

Směrnice zavádí vnitřní oznamovací systém a upravuje konkrétní postupy podávání, posuzování a zpracování podání, a upravuje podmínky poskytování ochrany oznamovatelů, jež oznámení učinily. 

2/  Povinný subjekt 

Společnost je povinným subjektem dle ust. § 8 odst. 1b) zákona, když jako zaměstnavatel zaměstnává více jak 50 zaměstnanců, a její zákonnou povinností je/bylo zavést vnitřní oznamovací systém nejpozději k datu 15. prosince 2023.  

3/  Příslušná osoba 

Společnost je povinna k plnění úkolů k výkonu funkce pověřit konkrétní osobu, která musí splňovat zákonné podmínky, a plnit uložené povinnosti.

Příslušnou osobou ve smyslu § 10 zákona, která je Společností pověřena k výkonu funkce včetně přijímání těchto oznámení,  je paní: Ing. Jitka Francová 

4/ Oznamovatel

Oznamovatelem je/může být jen fyzická osoba, která pro Společnost vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, která je závislou prací v základním či obdobném pracovněprávním vztahu se Společností, a která se domnívá, že má informace o možném protiprávním jednání.

5/ Podání oznámení a jeho řešení  

Oznámení musí být určité a srozumitelné, musí být zřejmé, proti které osobě/čemu směřuje a jakého jednání se týká, tak, aby bylo možné jej řádně prošetřit

Oznamovatel má možnost učinit toto oznámení následujícím způsobem: 

1. osobně u Příslušné osoby či předáním písemného oznámení Příslušné osobě,
2. telefonicky v prac. dny v době od 9.00 do 13.00  hod. na tel. č.  777 792 220 
3. písemně emailem : na emailovou adresu :  ochrana.oznamovatelu@unitherm.cz
4. písemným oznámením doručeným na adresu sídla Společnosti v zalepené obálce s označením   

Mimo zavedený firemní systém lze oznámení podat i prostřednictvím portálu Ministerstva spravedlnosti ČR na adrese https// oznamovatel.justice.cz. 

Povinný subjekt má povinnost přijmout každé oznámení o možném protiprávním jednání ve smyslu tohoto zákona a této Směrnice. Přijetí oznámení bude oznamovateli potvrzeno do 7 dnů ode dne jeho přijetí.

O ústním nebo telefonickém oznámení se pořídí písemný záznam. 

Projednání anonymního oznámení se nevylučuje, přičemž neurčí li s ohledem na obsah oznámení Příslušná osoba jinak, řeší se a zpracovává až v okamžiku, kdy vyjde najevo totožnost oznamovatele, a je zřejmé, že oznamovatelem je fyzická osoba ve smyslu odst. 4/. 

Povinný subjekt je povinen prověřit informace obsažené v oznámení či sdělené oznamovatelem, a na základě toho vyhodnotí a rozhodne, zda je oznámení důvodné či nedůvodné, a to nejpozději do 30 ti dnů ode dne přijetí oznámení. Ve složitých případech lze rozhodnout o prodloužení lhůty o dalších 30 dnů  ( max. 2 x ), o čemž bude oznamovatel informován.  

V případě, že je oznámení důvodné, Příslušná osoba zpracuje pro vedení společnosti zprávu obsahující popis zjištěného stavu a závěry posouzení prověření oznámení včetně případných doporučení k odstranění nežádoucího stavu. Osobní údaje oznamovatele lze uvést pouze v případě, pokud k tomu dal oznamovatel souhlas. 

Pokud oznámení nebylo učiněné anonymně, vyrozumí Společnost oznamovatele o svých závěrech  a případném dalším postupu, a to do 30 dnů od přijetí oznámení, pokud nebyla lhůta prodloužena. 

Společnost vede jednoduchou evidenci všech učiněných oznámení vč. informace o jejich vyhodnocení a o učiněných nápravných opatřeních dle ustanovení § 21 příslušného zákona. 

Tyto informace jsou Společností uchovávány po dobu 5 lety od přijetí oznámení. 

6/ Zajištění ochrany oznamovatele  

Oznamovatelé mají právo na ochranu podle příslušných právních předpisů za předpokladu, že podali oznámení stanoveným postupem a měli přiměřené důvody se domnívat, že údaje uvedené v oznámení jsou pravdivé a spadají do působnosti zákona o ochraně oznamovatelů. Vědomě nepravdivé oznámení lze sankcionovat. 

Oznamovatel požívá ochrany proti odvetným opatřením ze strany Společnosti ve smyslu § 4  zákona a nesmí být vystaven žádným odvetným opatřením v souvislosti s tím, že toto oznámení učinil. 

Pokud by byl oznamovatel v souvislosti s učiněným oznámením vystaven odvetnému opatření, má za podmínek zákona právo na přiměřené zadostiučinění. 

Společnost zajistí, aby totožnost oznamovatele byla chráněna, to neplatí, pokud se jedná o oznamovací povinnost vůči orgánu veřejné moci dle jiných právních předpisů. O tomto postupu je třeba oznamovatele předem informovat. 

Zpracování osobních údajů ohledně oznamovatele se řídí firemními předpisy na zpracování a ochranu osobních údajů.    

Příslušná osoba, povinný subjekt, jakož i zaměstnanci, kteří se na šetření oznámení podíleli, jsou povinni v souvislosti s výkonem svých úkolů zachovávat mlčenlivost.

7/  Přechodná a závěrečná ustanovení 

Pokud není v této Směrnici specifikováno jinak, bude při vyřizování těchto oznámení  postupováno způsobem uvedeným v zákoně o ochraně oznamovatelů č. 171/2023 Sb. 

Tato Směrnice je součástí interních předpisů Společnosti, o její existenci budou zaměstnanci standardním způsobem informováni, seznámit se s ní mohou a plně k jejich dispozici bude u pověřené Příslušné osoby a na personálním úseku Společnosti.

Základní údaje o realizaci zákona o ochraně oznamovatelů jsou/budou uvedeny na oficiálních webových stránkách Společnosti. 

Tato Směrnice nabývá účinnosti a lze podle ní postupovat ode dne 15. prosince 2023. 

V Jablonci nad Nisou, dne 4.12.2023

za Společnost :                      

Martin Bien

jednatel společnosti